hochzeit-festspielhaus-fuessen-martinaanders-hochzeitsplaner

Mit dem richtigen Tagesplan entsteht garantiert keine Langeweile!

Den Tagesablauf einer Hochzeit zu planen ist nicht immer ganz einfach. Einerseits soll der Tag nicht komplett getaktet sein, andererseits ist Langeweile eines der größten Stimmungskiller. Auch für mich als Hochzeitsplaner stecken in jedem von mir erstellten Tagesablauf viele Stunden Arbeit. Und dabei spreche ich nicht nur vom Plan A oder B der Schlechtwettervariante, sondern auch von vor der Hochzeit kurzfristigen Änderungen im Tagesplan. Kurzfristige Absagen der geladenen Gäste, Lieferengpässe bei einem der Servicepartner, der aber nicht angekündigte Überraschungen für das Brautpaar: Kurzfristige Änderungen im Tagesplan der Hochzeit sind eigentlich fast immer gegeben.

Wann erstelle ich einen Tagesplan?

Einen ersten groben Tagesplan sollte man erstellen, sobald die Location und der Trauungsort gefunden und gebucht sind. Dieser sollte folgende Punkte mit den vorerst definierten Uhrzeiten enthalten:

  • Trauung
  • Sektempfang
  • Hochzeitstorte
  • Dinner
  • Brauttanz
  • Mitternachtssnack

Im Laufe der Planung wird der Tagesplan für die Hochzeit immer wieder angeglichen, ergänzt und geändert – dennoch dient der grobe Erstentwurf als Grundlage für eure weitere Hochzeitsplanung. Den detaillierten Tagesplan beginne ich als Hochzeitsplaner ungefähr vier Wochen vor der Hochzeit zu erstellen. Den finalen Ablaufplan erhalten die Location und alle Dienstleister dann ein paar Tage vor der Hochzeit.

Warum braucht man einen Tagesplan für die Hochzeit?

Damit ihr euren Hochzeitstag ohne Stress sorgenfrei genießen könnt, ist ein gut definierter Tagesplan für die Hochzeit unabdingbar. Alle Dienstleister und auch die Location sollten ihn ein paar Tage vor der Hochzeit erhalten – er dient als Orientierung und Wegweiser für einen reibungslosen Ablauf. Überlegt euch genau und bis ins Detail, wie was ablaufen soll: Wer holt die Blumen ab, wer dekoriert wann die Kirche, wer verteilt die Freudentränentaschentücher und wer koordiniert das Seating und den Start für das Dinner?

hochzeit-festspielhaus-fuessen-martina-anders-hochzeitsplaner

Was gehört in den Tagesplan? 

Meine Tagespläne beginnen immer mit Ankunft des ersten Dienstleisters. Meist sind das die Stylistin, die Dekorateure und natürlich ich, als Wedding Day Coordinator. Es gibt eine Spalte für die geplante Uhrzeit, den Location Spot, welche Dienstleister involviert sind und eine Spalte für Notizen, wie z.B. wer mein Ansprechpartner für das Gästebuch ist.

Wieviel Zeit plant man für die einzelnen Ablaufpunkte?

Das ist tatsächlich eines der schwierigsten Fragen, wenn man zum ersten Mal eine Hochzeit plant.  Denn wenn man sich hier z.B. am Nachmittag total verschätzt, kann im Zweifel die Küche nicht rechtzeitig mit dem Dinner beginnen oder noch schlimmer: Das Essen muss in der Küche warmgehalten werden. Natürlich habe ich für euch ein paar Profi-Tipps:

  • Startet den Tagesplan mit der Uhrzeit eurer Trauung. Sie ist sozusagen der zentrale Punkt, um den ihr rund herum baut. Rechnet also dann den Start des Stylings zurück, anschließend den kalkulierten Start des Sektempfangs, den Aufbau der Hochzeitstorte und so weiter.
  • Eure Stylistin wird euch schon beim Probestyling sagen, wie lange ihr für das Styling einberechnen sollt. Rechnet nochmal 30 Minuten dazu, damit ihr in Ruhe das Kleid anziehen, den Schmuck anlegen und noch ein paar Fotos machen könnt.
  • Parallel dazu trudeln oft die Dienstleister in der Location ein und starten mit dem Aufbau. Sprecht im Detail vorher mit allen Beteiligen ab, wo und wie aufgebaut werden soll. 
  • Fragt im Standesamt, den freien Redner oder den Pfarrer wie lange die Trauung dauern wird. Denkt daran, jeder möchte danach gerne gratulieren und wenn ihr 120 Gäste habt, kann das schon mal eine Stunde dauern.
  • Sprecht mit den Foto- und Videofgrafen ab, wie das Paarshooting und die Gruppenfotos gestaltet werden. Ich bin ein großer Freund vom „First Look“ und dann noch zwei bis drei 10-15 Minuten Sequenzen. Die müsst ihr nicht wirklich in den Tagesplan einkalkulieren, denn ein Profi wird euch dann zum Shooting holen, wenn es gut vom Licht und der Stimmung passt. Das kann z.B. nachmittags beim Empfang sein, oder kurz vor dem Dinner, wenn die Gäste ihre Plätze suchen. In der Regel merken eure Gäste nicht einmal, dass ihr kurz nicht da seid.
  • Falls ihr zwischendurch Fahrten habt z.B. von der Kirche zur Location, rechnet genug Fahrzeit ein. Habt ihr einen Autocorso, bedenkt, dass ihr nicht in der normalen Geschwindigkeit fahren werdet, ihr könnt euch also nicht auf die Zeitrechnung von Google Maps verlassen. Rechnet immer großzügig.
  • Wenn ihr keinen Hochzeitsplaner oder Wedding Day Coordinator zur Seite habt, sprecht generell nochmal mit jedem Dienstleister vor der Hochzeit, wann genau er wo ist, wie lange er braucht, mit welchen Dienstleistern er zusammenarbeiten muss und bis wann er wo fertig sein muss. 
  • Gebt den Dienstleistern unbedingt die Kontaktdaten von allen anderen Dienstleistern und von der für den Ablauf verantwortlichen Person, denn ihr werdet keine Zeit haben für organisatorische Dinge haben.
hochzeit-festspielhaus-fuessen-martinaanders-hochzeitsplaner

Ein Praxisbeispiel

Hier findet ihr nochmal ein individuelles Praxisbeispiel von mir mit 50 Gästen. Die Gästeanzahl spielt eine erhebliche Rolle im Tagesablauf und den Zeiten, denn 50 Gäste haben schneller gratuliert, als 200. Das Gleiche beim Seating und beim Service.

Denkt nochmal daran, mit einem gut durchdachten Tagesplan steht und fällt eine entspannte Hochzeitsfeier. Je besser geplant wurde, desto entspannter könnt ihr mit euren Gästen das Fest genießen. Als Hochzeitsplaner bin ich bei Fragen natürlich immer für Euch da.

Bis bald,

Eure Martina

 

Fotos Mokati Fotos und Film OHG

 

Platz für deine Meinung dazu

Diese Website verwendet Akismet, um Spam zu reduzieren. Erfahre mehr darüber, wie deine Kommentardaten verarbeitet werden.