Hochzeitsplaner plant mit Brautpaar

Eine Hochzeit zu planen ist nicht leicht. Wo fängt man an? Was sollte wann gebucht werden? Was ist dabei zu beachten? Am besten arbeitet man mit einem guten Plan. Wie ihr den selber erstellt, was dabei zu beachten ist und wie ihr nicht den Überblick verliert, verrate ich euch mit jahrelanger Erfahrung als Hochzeitsplaner gerne.

Grobe Idee

Ihr habt einen Heiratsantrag bekommen, seid frisch verlobt: Dann erstmal herzlichen Glückwunsch! Bevor ihr euch direkt in die Locationsuche stürzt, gibt es noch einiges zu beachten. Genießt zunächst erstmal dieses Gefühl, erzählt es all euren Freunden, schwelgt in Vorfreude und kostet jeden Moment aus, damit ihr euch später genau daran erinnern könnt.

Und dann schnappt euch eine Flasche Wein oder Bier, kocht euch was Leckeres, oder plant einen ausgedehnten Spaziergang. Wichtig ist: Nehmt euch Zeit, denn ihr habt, um eine Hochzeit zu planen, Einiges zu besprechen.

  • Eure Träume und Wünsche bezüglich eurer Hochzeit
  • Vorstellungen abgleichen
  • Einen Zeitraum festlegen
  • Eine erste, grobe Gästeliste erstellen
  • Do it yourself? Oder mit professioneller Unterstützung?

All diese Punkte dienen als Fahrplan, als Unterstützung und Spickzettel für eure weitere Hochzeitsplanung. 

Verliebtes Paar kocht und bespicht die Hochzeitsplanung.
Foto: Shutterstock

Der Budgetplan

Die Locationsuche muss bei der Planung eurer Hochzeit leider immer noch etwas warten, denn viel wichtiger ist die Frage, was euch eure Traumhochzeit kosten wird. Die Erstellung eines Budgetplans ist keine einfache Aufgabe, jedoch notwendig. Wer möchte schon hoch verschuldet ins Eheleben starten? Macht man sich einen groben Plan, so kann eigentlich nichts mehr schief gehen.

Dabei dient der Budgetplan nicht nur als euer Finanztool, sondern auch zur Orientierung welche Dienstleister noch gebucht werden müssen. Aktualisiert ihr in regelmäßig mit geplanten und tatsächlichen Kosten, zeigt euch genau, wo ihr zu viel ausgeben habt, oder wo gegebenenfalls Einsparpotenzial besteht. 

Als Hochzeitsplaner sind meine Budgetpläne für die Brautpaare immer digital und in tabellarischer Form. So kann ich jederzeit Kosten und bezahlte Rechnungen mit einem einfachen Klick aktualisieren.

Die größte Herausforderung beim Punkt Budgetplan ist für die meisten Brautpaare die Kostenschätzung der einzelnen Leistungen und Dienstleister. Dafür einen groben Rahmen zu geben, ist unmöglich: Denn jede Hochzeit ist anders. Es spielen diverse Faktoren eine große Rolle, wie z.B. die Art der Location, den Ort der Location, die Anfahrt der Dienstleister, die Leistung und Erfahrung der Dienstleister. 

Als Hochzeitsplaner für München und ganz Bayern kenne ich natürlich die groben Preise und kann meine Brautpaare jederzeit individuell beraten. Gerne hier eine erste Auflistung der in München marktüblichen Preise:

Verpflegung: 100-250€ / Person

Miete: 0-10.000€

Set up Freie Trauung: bei 80 Personen 500-1500€

Trauredner: 800 - 1500€

Gesangsduo Trauung & Sektempfang: 800 - 2000€

Fotograf: 1800 - 3000€

Videograf: 1800 - 3000€

DJ: 800 - 1500€

Band: 3000 - 10.000€

Papeterie: 300 - 1500€

Wedding Day Coordinator: 900 - 2000€

Hochzeitsplaner ab 3000€

Fotobox: 250 - 1000€

Haare & Makeup: 300 - 550€

Tipp: Vergesst bei der Planung nicht die Trinkgelder für die Caterer oder die Location mit einzuplanen und einen extra Posten für Puffer und Reserve.

Ist euer Budgetplan vollständig, geht es endlich los!

Locationsuche, Tagesplan und Moodboard

Die meisten Brautpaare berichten mir davon, wie schwierig es sei, die richtige Location zu finden. Dazu muss ich gleich sagen: Die perfekte Location gibt es nicht, denn so müsste für jedes Brautpaar eine eigene gebaut werden.
Doch wie läuft so eine Locationsuche ab? Primär tatsächlich erstmal am Schreibtisch. Durchsucht Hochzeitsblogs, fragt Google, durchforstet Instagram und Pinterest. 

Als Hochzeitsplaner für München kenne ich natürlich die Hotspots und alle Geheimtipps – meine Brautpaare bekommen die coolsten Locations ganz nach ihren Wünschen, ohne eine lange und oft mühsame Suche.

Bei den meisten Locations findet ihr die wichtigsten Informationen direkt auf der Homepage Auch, wenn ihr viele Infos schon online findet: Fragt immer per Email nach einem individuellen Angebot für euer Wunschdatum und die Gästeanzahl an. Im Idealfall schickt euch die Location eine sogenannte „Bankettmappe“ als pdf-Datei. Darin findet ihr Informationen über die Raumgrößen, Möglichkeiten für die Feie Trauung, Übernachtungen, Menüs und Co. 

Bevor ihr direkt einen Termin zur ersten Besichtigung ausmacht, solltet ihr essentielle Fragen geklärt haben.

Fragt nach der Sperrstunde, Verlängerungsstunden, den Preisen für Set Ups, oder Tellergeld: Hier liegen oft versteckte Kosten. Außerdem empfehle ich meinen Brautpaaren immer: Wenn den ganzen Tag in der Location gefeiert werden soll, dann sucht euch eine mit verschiedenen räumlichen Möglichkeiten und einer guten Schlechtwettervariante.

Solltet ihr dabei Unterstützung brauchen, bin ich als Hochzeitsplaner auch gerne nur für das Loactionscouting zu buchen. Sicher wird es am Ende nach Abwägung aller Vor- und Nachteile die Location werden, für die euer Herz schlägt. Aber bitte vergesst dabei euer Limit, welches ihr euch im Budgetplan gesetzt habt, nicht.

Nun ist es Zeit, die Grundlage für die weitere Planung der Hochzeit zu legen. Wenn ihr wisst wann und wo ihr heiratet, solltet ihr einen ersten Tagesplan  schreiben. Dazu genügen erstmal folgende Informationen: Wann ist die Trauung, der Sektempfang, Anschnitt der Hochzeitstorte und das Dinner. Ergänzend dazu erstellt ihr euch ein kleines Moodboard: Was sind eure Hochzeitsfarben, welches Ideen möchtet ihr gerne umsetzen? Damit seid ihr bei jedem Dienstleister bestens vorbereitet.

Hochzeit planen mit Moodbaord und Hochzeitsplaner
Foto: Shutterstock

Dienstleistersuche

Wo findet ihr die besten Dienstleister, die auch noch in euer Budget passen und verfügbar sind? Dazu gibt es diverse Möglichkeiten:

  • Besucht eine Hochzeitsmesse und lernt die Dienstleister persönlich kennen
  • Bucht Dienstleister aus dem Gutscheinbuch, Verlinkung die von Hochzeitsprofis empfohlen sind
  • Fragt bereits von euch gebuchte Dienstleister nach Empfehlungen: Profis sind gut vernetzt
  • Holt euch einen Hochzeitsplaner ins Boot und erlebt keine bösen Überraschungen

Wenn ihr selbst nach Dienstleistern sucht, dann schaut euch in erster Linie die Homepage an, gerne auch Instagram oder Facebook. Sofern ihr keinen Hochzeitsplaner habt, schreibt die Dienstleister einfach nett an, oder greift zum Hörer. Fragt nach Verfügbarkeiten für den gewünschten Zeitraum und nach den Preisen. Bevor ihr jemanden bucht: lernt sie persönlich kennen. Zumindest die Dienstleister, die an eurer Hochzeit auch präsent sind: DJ, Fotograf etc.

Zur Buchung gibt es eine ganz einfache Regel: Bucht die zuerst, die nur einmal verfügbar sind! Zum Beispiel ein Foto- und Videograf, welcher euch vom Getting Ready bis zum Hochzeitstanz begleiten soll, kann pro Tag nur eine Hochzeit annehmen. Der Florist oder Dekorateur kann, wenn er ein großes Team hat, auch 5 Hochzeiten an einem Tag wunderbar meistern.

Und wenn ihr alle Dienstleister gebucht habt, dann atmet erstmal tief durch bevor es zum letzten Schritt geht. Ihr habt bei der Planung der Hochzeit schon wirklich viel geschafft.

Liebevolle Details – Finaler Tagesplan - Sagt ja

Individualität ist in der heutigen Zeit gefragt wie noch nie. Teilweise beobachte ich im Bekanntenkreis eine Art Battle: Wer hat die außergewöhnlichste Hochzeit. Und natürlich: Auch mein Herz als Hochzeitsplaner schlägt Purzelbäume, wenn ich außergewöhnliche Hochzeitskonzepte realisieren darf. Aber Eines rate ich euch nicht zu verlieren: Eure eigentlichen Wünsche. Wollt ihr ein rauschendes Fest mit Stimmung und eine ausgelassene Party, aber das Budget ist knapp? Dann verzichtet lieber auf Gastgeschenke, Freudentränentaschentücher, Weddingwands und Co und investiert das Geld in einen super DJ oder eine erstklassige Band. 

Setzt einfach Prioritäten.

Erstellt einen tollen Tagesplan mit vielen kleinen Highlights, die keine Langeweile zulassen, aber überfordert die Gäste auch nicht. Manchmal ist es gut und richtig die Hochzeit auch einfach etwas laufen zu lassen und nicht von Programmpunkt zu Programmpunkt zu hetzen. Ein Hochzeitsplaner, beziehungsweise ein guter Wedding Day Coordinator wird euch und eure Gäste sicher und ganz entspannt durch den Tag führen. Habt einfach Vertrauen.

Vom Hochzeitsplaner geplantes Brautpaarshooting zur Gardaseehochzeit

Nun habt ihr die Planung der Hochzeit auch schon geschafft! Genießt diesen Tag von der ersten Minute bis zur letzten, feiert, tanzt und lacht mit euren Herzensmenschen. Dann habt ihr alles richtig gemacht.

 

Bis bald,

Eure Martina

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